Privacybeleid.

Dit privacybeleid legt uit hoe Fabrixa B.V. (handelend onder de naam “Fabrixa”, “wij”, “ons”) verzamelt en gebruikt persoonsgegevens in verband met onze website, ons platform en onze diensten voor zakelijke klanten (“Klanten”). Dit beleid is bedoeld voor gebruik tussen bedrijven onderling, maar heeft, indien van toepassing, ook betrekking op persoonsgegevens van personeel van Klanten en Eindklanten (bijvoorbeeld verzendgegevens).

• Geregistreerd kantoor: Markerkant 13 10, 1314 AN Almere, Nederland
• KvK: 74188445 · BTW: NL826071491B01
• Contact voor privacy: neem contact op met ons team

1. Rollen onder GDPR (verwerkingsverantwoordelijke / verwerker)

1.1 Fabrixa als verwerkingsverantwoordelijke (account- & websitegegevens)

Fabrixa treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor:

• Beheer van klantaccounts (gebruikersprofielen, inloggegevens)
• Contacten voor facturering en financiën
• Website-analytics en beveiligingslogs
• Supportcommunicatie
• Verkoop-/marketingcommunicatie (waar toegestaan)

1.2 Fabrixa als verwerker (fulfilmentgegevens)

Wanneer klanten persoonsgegevens van eindklanten verstrekken ten behoeve van de afhandeling van bestellingen (bijv. naam/adres, e-mailadres/telefoonnummer voor vervoerders), treedt Fabrixa doorgaans op als gegevensverwerker (of subverwerker) namens de klant. In dat geval valt de verwerking onder onze Aanvulling inzake gegevensverwerking (“DPA”), dat deel uitmaakt van onze Servicevoorwaarden, en volgens de instructies van de klant.

2. Persoonlijke gegevens die we verzamelen

Afhankelijk van je gebruik van de diensten, kunnen we het volgende verzamelen:

2.1 Account- en contactgegevens

Naam, zakelijk e-mailadres, telefoon, functietitel, bedrijfsnaam, adres, inloggegevens (gehasht), gebruikersrechten.

2.2 Facturerings- en transactiegegevens

Factuuradres, btw-nummer, facturen, betaalstatus, gebeurtenissen rond het prepaid tegoed. We slaan geen volledige kaartgegevens op als een betalingsprovider wordt gebruikt.

2.3 Ondersteuning en communicatie

Supporttickets, e-mails, chatlogs, bijlagen die je naar ons verzendt.

2.4 Technische gegevens

IP-adres, apparaat-/browserinfo, gebeurtenislogboeken, tijdstempels, API-gebruikslogboeken, foutenlogboeken, beveiligingslogboeken.

2.5 Fulfilmentgegevens van eindklanten (ontvangen van de Klant)

Naam van de ontvanger, afleveradres, land, postcode en indien nodig door vervoerders: telefoon/e-mail.

2.6 Inhoud / ontwerpgegevens

Ontwerpbestanden of referenties kunnen persoonlijke gegevens bevatten als je deze toevoegt; vermijd het indienen van gevoelige gegevens in ontwerpen.

3. Doeleinden & rechtsgrondslagen (verwerking als verwerkingsverantwoordelijke)

Wij verwerken persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor:

4. Eindklantgegevens (verwerking door verwerker)

Wanneer we namens de klant gegevens van de eindklant verwerken voor fulfilment:

• We verwerken alleen wat nodig is om de bestelling te produceren, verpakken, verzenden en ondersteunen.
• We handelen volgens de gedocumenteerde instructies van de klant.
• We kunnen gebruikmaken van tools van onze vermelde subverwerkers, waaronder een AI-assistent die voor Fabrixa-medewerkers wordt ingezet, om vragen te beantwoorden en problemen met betrekking tot bestellingen op te lossen; dit valt onder de DPA en de lijst van subverwerkers.
• We verkopen geen gegevens van eindklanten.
• We bewaren gegevens van Eindklanten alleen zo lang als nodig is voor nakoming, ondersteuning, geschillen en wettelijke vereisten (zie retentie).

5. Delen van persoonlijke gegevens

We kunnen persoonlijke gegevens delen met:

Wij eisen passende contractuele waarborgen en geheimhoudingsverplichtingen van alle dienstverleners. Onze huidige lijst van subverwerkers noemt alle verwerkers die persoonsgegevens voor ons verwerken, met vermelding van hun locatie en de wijze van doorgifte, en legt uit hoe klanten op de hoogte worden gesteld van wijzigingen.

6. Internationale doorgifte

Als persoonlijke gegevens buiten de EER/het VK worden overgedragen, gebruiken we passende waarborgen, zoals:

• Toereikendheidsbesluiten, of
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) plus aanvullende maatregelen waar nodig.

Voor gegevensoverdrachten naar onze in de VS gevestigde dienstverleners maken we gebruik van standaardcontractbepalingen (SCC’s): Apollo, Inc. (B2B-bezoekersidentificatie), Cloudflare, Inc. (CDN / DDoS-bescherming), Microsoft (Clarity), Intuit (Mailchimp) en Anthropic, PBC (AI-assistent), en voor onze technische partner in Oekraïne. Voor Apollo, Cloudflare, Microsoft en Mailchimp zijn de gedeelde gegevens beperkt tot wat technisch noodzakelijk is om de dienst te leveren: IP-adres, user-agent, verwijzende URL en bekeken pagina’s, en voor Mailchimp de naam en het e-mailadres waarmee je zich abonneert. Er worden geen ordergegevens, inloggegevens of persoonsgegevens van eindklanten gedeeld met deze vier dienstverleners. Anthropic is een uitzondering: bevoegde medewerkers van Fabrixa kunnen account-, bestel- en ondersteuningsgegevens aan de AI-assistent verstrekken om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Dit kan namen en afleveradressen van eindklanten omvatten die in een bestelling zijn opgenomen. Hierbij worden nooit betaalkaartgegevens of wachtwoorden meegedeeld. Anthropic verwerkt deze gegevens op basis van onze commerciële overeenkomst en het aanvullende akkoord inzake gegevensverwerking, gebruikt deze niet om zijn modellen te trainen en bewaart ze uitsluitend gedurende de beperkte periode die in die overeenkomst is vastgelegd. Onze technische partner heeft alleen toegang tot productiegegevens wanneer dit nodig is voor ondersteuning en het verhelpen van storingen, onder naleving van vertrouwelijkheid en de standaardcontractbepalingen (SCC’s).

7. Bewaren van gegevens

We bewaren persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is voor de beschreven doeleinden:

8. Beveiliging

We implementeren redelijke technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder:

• Toegangscontrole en minimale rechten (least privilege)
• Encryptie tijdens overdracht (TLS)
• Registratie en bewaking
• Veilige omgang met inloggegevens

Geen enkele methode is 100% veilig; klanten moeten ook hun systemen en API-inloggegevens beveiligen. Wanneer wij als verwerker optreden, stellen wij de betrokken klant onverwijld en in ieder geval binnen 48 uur nadat wij kennis hebben genomen van een inbreuk op persoonsgegevens hiervan op de hoogte, zodat de klant aan zijn eigen 72-uursverplichting kan voldoen; wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, stellen wij de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur op de hoogte, zoals vereist door artikel 33 van de AVG.

9. Je rechten (gegevens als verwerkingsverantwoordelijke)

Particulieren kunnen op grond van de toepasselijke wetgeving (AVG) bepaalde rechten hebben, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid:

• Voor gebruikers van klantaccounts: Contact.
• Voor eindklanten: neem dan contact op met de handelaar/het platform waar je hebt gekocht (de Klant). Fabrixa treedt doorgaans op als verwerker en zal de Klant assisteren zoals vereist door de DPA.

10. Cookies en tracking

We kunnen cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken voor:

• Essentiële sitefunctionaliteit en beveiliging
• Analytics en prestaties (Google Analytics 4 na toestemming; Microsoft Clarity — zie het cookiebeleid)
• B2B-bezoekersidentificatie. We gebruiken Apollo.io om het bedrijf te identificeren dat aan het IP-adres van een bezoeker is gekoppeld (firmografische verrijking), zodat ons verkoopteam een relevante follow-up kan voorbereiden. Dit gebeurt uitsluitend op bedrijfsniveau — we hebben identificatie op persoonsniveau níét ingeschakeld. De tracker van Apollo verzamelt het IP-adres, de user-agent, de verwijzende pagina en de bekeken pagina’s. Zie Apollo's Privacybeleid en Cookiebeleid voor meer informatie.

Alle details — waaronder welke cookies worden geplaatst, door wie, voor hoe lang en hoe je ze kunt beheren — vind je in onze Cookiebeleid. Bezoekers in de EER/het VK kunnen bezwaar maken tegen niet-essentiële verwerking via onze contactpagina.

11. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken door een nieuwe versie te publiceren en de datum onder “Laatst bijgewerkt” aan te passen. Als je de diensten blijft gebruiken nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, betekent dit dat je hiermee akkoord gaat, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

12. Contact

Vragen over gegevensbescherming: privacy@fabrixa.com of neem contact op met ons team. Indien van toepassing kun je een klacht indienen bij je lokale toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).