Anexă privind prelucrarea datelor

• Fabrixa B.V. · Markerkant 13 10, 1314 AN Almere, Țările de Jos · KvK 74188445 · Versiunea 1.0, în vigoare de la 22 octombrie 2026

1. Domeniul de aplicare și părțile implicate

1.1 Prezentul Anexă privind prelucrarea datelor (“DPA”) face parte integrantă din Termenii și condițiile de utilizare Fabrixa (“Termenii”) încheiați între Fabrixa B.V. (“Fabrixa”) și clientul business care deține un cont Fabrixa (“Clientul”). Acesta se aplică ori de câte ori Fabrixa prelucrează date cu caracter personal în numele Clientului în cadrul furnizării Serviciilor.

1.2 În ceea ce privește datele clienților finali (numele destinatarilor, adresele de livrare, datele de contact și orice date cu caracter personal incluse în materialele grafice sau în notele de comandă), Clientul este operatorul de date sau un procesator care acționează în numele propriilor clienți, iar Fabrixa este procesatorul sau subprocesatorul. În cazul în care Clientul acționează el însuși în calitate de operator de date, acesta garantează că operatorul său a autorizat angajarea Fabrixa și termenii prezentului Acord privind prelucrarea datelor (DPA).

1.3 În ceea ce privește datele referitoare la contul propriu al clientului, facturare, asistență și utilizare, Fabrixa este un operator independent; prelucrarea respectivă este descrisă în Politica de confidențialitate, nu în prezentul Acord privind prelucrarea datelor (DPA).

1.4 Acceptare. Prezentul acord privind protecția datelor (DPA) este acceptat în format electronic odată cu acceptarea Termenilor. La cerere, Fabrixa furnizează o copie contrasemnată pentru arhiva Clientului; copia semnată are același conținut și nu modifică data intrării în vigoare.

2. Detalii privind prelucrarea

2.1 Obiectul, durata, natura, scopul, categoriile de date și persoanele vizate sunt prezentate în Anexa 1. Prelucrarea se desfășoară pe toată durata în care Clientul utilizează Serviciile, la care se adaugă perioada de ștergere prevăzută la clauza 10.

3. Instrucțiunile clientului

3.1 Fabrixa prelucrează datele cu caracter personal numai în conformitate cu instrucțiunile documentate ale Clientului, inclusiv în ceea ce privește transferurile către o țară terță, cu excepția cazului în care acest lucru este impus de legislația UE sau a unui stat membru; în acest caz, Fabrixa informează Clientul cu privire la această cerință legală înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru din motive importante de interes public.

3.2 Instrucțiunile clientului sunt: Termenii și condițiile, prezentul Acord privind prelucrarea datelor (DPA), comenzile, setările și solicitările către API transmise de client prin intermediul platformei, precum și instrucțiunile scrise trimise către canalul de asistență al Fabrixa. Fabrixa poate percepe taxe pentru instrucțiunile care depășesc sfera Serviciilor.

3.3 Fabrixa informează Clientul fără întârziere dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă RGPD sau orice altă legislație aplicabilă în materie de protecție a datelor. Fabrixa poate suspenda instrucțiunea până când Clientul o confirmă sau o modifică.

3.4 Clientul este responsabil pentru legalitatea datelor cu caracter personal pe care le furnizează, pentru informațiile pe care le transmite clienților finali și pentru a nu include categorii speciale de date (articolul 9 din RGPD) sau date referitoare la copii în materialele grafice sau în notele de comandă.

4. Confidențialitatea

4.1 Fabrixa se asigură că fiecare persoană pe care o autorizează să prelucreze date cu caracter personal — personalul, colaboratorii externi și partenerul de inginerie — este supusă unei obligații de confidențialitate, fie contractuală, fie prevăzută de lege, și prelucrează datele numai în măsura necesară îndeplinirii sarcinilor sale.

5. Securitate

5.1 Fabrixa pune în aplicare și menține măsurile tehnice și organizatorice prevăzute în anexa 2, ținând seama de stadiul actual al tehnologiei, de costurile de punere în aplicare, de natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, precum și de riscurile la care sunt expuse persoanele vizate (articolul 32 din RGPD). Fabrixa poate actualiza anexa 2, cu condiția ca nivelul general de protecție să nu scadă.

6. Sub-procesatori

6.1 Autorizație generală. Clientul acordă societății Fabrixa o autorizație generală scrisă de a angaja sub-procesatori pentru prelucrarea descrisă în Anexa 1.

6.2 Lista actuală. Subprocesatorii angajați la data intrării în vigoare sunt enumerați la adresa https://www.fabrixa.com/sub-processors/ (Anexa 3 face referire la această listă). Lista precizează, pentru fiecare subprocesator, serviciul, locul de prelucrare și mecanismul de transfer.

6.3 Notificare privind modificările. Fabrixa publică pe pagina respectivă orice intenție de adăugare sau înlocuire a unui sub-procesator și trimite un e-mail titularului contului cu cel puțin 30 de zile înainte ca noul sub-procesator să înceapă prelucrarea datelor Clientului. Modificările efectuate pentru a proteja Serviciile împotriva unui risc iminent de securitate pot intra în vigoare imediat, notificarea fiind transmisă cât mai curând posibil după aceea.

6.4 Dreptul de a formula obiecții. Clientul poate formula o obiecție în scris la adresa privacy@fabrixa.com în termen de 30 de zile de la primirea notificării, invocând motive rezonabile și documentate legate de protecția datelor. Părțile vor discuta obiecția cu bună-credință. În cazul în care Fabrixa nu poate oferi o alternativă rezonabilă în termen de 30 de zile, Clientul poate rezilia Serviciile afectate, fără penalități, prin notificare scrisă; soldurile preplătite din portofelul electronic sunt rambursate proporțional.

6.5 Transferul obligațiilor. Fabrixa impune fiecărui sub-procesator, prin contract scris, obligații privind protecția datelor care asigură cel puțin nivelul de protecție prevăzut în prezentul Acord privind prelucrarea datelor (DPA) și rămâne pe deplin răspunzător față de Client pentru îndeplinirea obligațiilor de către sub-procesator.

6.6 Partenerii din domeniul producției și al logisticii sunt implicați pentru fiecare comandă în parte și sunt enumerați pe categorii și țări. La cerere și în baza unui angajament de confidențialitate, Fabrixa comunică clientului numele partenerului care a procesat o anumită comandă.

7. Asistență pentru clienți

7.1 Solicitările persoanelor vizate. Fabrixa transmite Clientului orice solicitare primită de la un Client final în termen de 5 zile lucrătoare și nu răspunde direct la aceasta, cu excepția cazului în care Clientul dă instrucțiuni contrare. Fabrixa asistă Clientul prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a răspunde solicitărilor prevăzute în Capitolul III din RGPD.

7.2 Fabrixa asistă Clientul, ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispune Fabrixa, în îndeplinirea obligațiilor care îi revin Clientului în temeiul articolelor 32-36 din RGPD (securitate, notificarea încălcărilor, evaluările de impact privind protecția datelor și consultarea prealabilă).

8. Încălcarea securității datelor cu caracter personal

8.1 Fabrixa va notifica Clientul fără întârziere nejustificată și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la constatarea unei încălcări a securității datelor cu caracter personal care afectează datele Clientului. Notificarea descrie natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ al persoanelor vizate și al înregistrărilor afectate, consecințele probabile, măsurile luate sau propuse, precum și un punct de contact. Informațiile pot fi furnizate în etape.

8.2 Fabrixa nu informează clienții finali sau autoritățile de supraveghere în numele clientului, cu excepția cazului în care clientul îi dă instrucțiuni în acest sens sau legea impune acest lucru.

9. Transferuri internaționale

9.1 Fabrixa prelucrează datele clienților în Spațiul Economic European. Transferurile către o țară terță au loc numai cu garanțiile prevăzute în capitolul V din RGPD: o decizie de adecvare sau clauzele contractuale standard (Decizia Comisiei (UE) 2021/914), însoțite de măsuri suplimentare, dacă este necesar. Mecanismul de transfer pentru fiecare sub-procesator este precizat în lista sub-procesatorilor.

10. Ștergerea și returnarea

10.1 La încetarea Serviciilor sau la cererea scrisă a Clientului, Fabrixa șterge datele Clientului în termen de 30 de zile, cu excepția cazului în care legislația UE sau a unui stat membru impune păstrarea acestora pe o perioadă mai lungă. Facturile și înregistrările privind comenzile necesare în scopuri fiscale sunt păstrate timp de 7 ani, în conformitate cu legislația olandeză; înregistrările privind litigiile și reclamațiile sunt păstrate pe durata termenului de prescripție aplicabil. Datele care fac obiectul unei obligații legale de păstrare rămân blocate pentru orice altă utilizare.

10.2 Înainte de ștergere, clientul poate exporta datele referitoare la comenzi prin intermediul platformei și al serviciului API. Fabrixa oferă asistență adecvată pentru alte formate de export, la tarifele sale standard.

11. Audituri și informații

11.1 Fabrixa pune la dispoziția Clientului toate informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea cu articolul 28 din RGPD: prezentul acord privind prelucrarea datelor (DPA), lista sub-prelucrătorilor, Anexa 2 și, la cerere, un chestionar de securitate completat, precum și cele mai recente rapoarte sau certificări ale furnizorilor săi de servicii de găzduire.

11.2 În cazul în care aceste informații sunt în mod rezonabil insuficiente, Clientul sau un auditor independent supus obligației de confidențialitate poate verifica activitățile relevante de prelucrare ale Fabrixa o dată la 12 luni, cu un preaviz scris de 30 de zile, în timpul programului de lucru, fără a perturba operațiunile, pe cheltuiala Clientului. Auditurile solicitate de o autoritate de supraveghere sau în urma unei încălcări a securității datelor cu caracter personal nu sunt limitate ca frecvență. Auditurile nu se extind la datele altor clienți sau la sediile partenerilor de producție; în aceste cazuri, Fabrixa se bazează pe garanțiile contractuale și pe propriile verificări ale furnizorilor.

12. Dispoziții generale

12.1 Răspunderea în temeiul prezentului Acord de prelucrare a datelor (DPA) se reglementează în conformitate cu clauza 13 din Termeni.

12.2 În cazul în care prezentul acord privind prelucrarea datelor (DPA) intră în conflict cu Termenii și condițiile cu privire la o chestiune legată de protecția datelor, prezentul DPA prevalează. În cazul în care clauzele contractuale standard se aplică unui transfer, acestea prevalează asupra prezentului DPA.

12.3 Fabrixa poate actualiza prezentul Acord privind prelucrarea datelor (DPA) pentru a reflecta modificările legislative sau ale Serviciilor; modificările semnificative sunt anunțate în același mod ca și modificările referitoare la sub-procesatori (clauza 6.3). Utilizarea în continuare a Serviciilor după data intrării în vigoare constituie acceptare.

12.4 Prezentul acord privind protecția datelor (DPA) este încheiat în limba engleză. Traducerile de pe site-ul web sunt furnizate doar pentru comoditate; versiunea în limba engleză are prioritate. Legea aplicabilă și instanțele competente sunt cele prevăzute la clauza 16 din Termeni (Olanda; Amsterdam).

12.5 Persoană de contact pentru prezenta Declarație privind protecția datelor, notificări și întrebări legate de protecția datelor: privacy@fabrixa.com.

Anexa 1 — Detalii privind prelucrarea

Anexa 2 — Măsuri tehnice și organizatorice

Anexa 3 — Sub-procesatori

Lista actuală este publicată la adresa https://www.fabrixa.com/sub-processors/ și face parte integrantă din prezentul acord privind protecția datelor (DPA), în forma sa valabilă la data intrării în vigoare; modificările ulterioare se supun prevederilor clauzei 6.